К лету 2026 года использование бумажных трудовых книжек должны полностью отменить. С этой целью разработано и постоянно совершенствуется законодательство об электронном учете стажа.

"ТЕХНОПОЛИС" недавно информировал читателей о том, что многие украинцы, которые в этом году достигли пенсионного возраста, не смогут вовремя выйти на долгожданный отдых. Сегодня расскажем о том, что представляет собой электронная трудовая.

Потребуются цветные копии

Информация о стаже работы с 2004 года подтверждается сведениями об уплате страховых взносов из государственного реестра застрахованных лиц. В ближайшие пять лет необходимо внести в электронную форму данные о стаже за более ранние периоды. На этот случай правлением Пенсионного фонда приняты постановления, регулирующие порядок подачи сведений для создания электронных трудовых книжек. В частности, Постановление №11-1 от 12 марта 2021 года (Порядок представления сведений о трудовой деятельности работника, физического лица-предпринимателя, физического лица, обеспечивающего себя работой самостоятельно, в электронной форме) предусматривает, что сведения о трудовой деятельности работника могут подаваться и работодателем, и самим работником через вебпортал электронных услуг Пенсионного фонда Украины (с обязательным наложением квалифицированной электронной подписи).

Данные подаются в виде отсканированных копий документов. Речь идет не только о страницах трудовой книжки, но и, например, о дипломе, военном билете и т.п. – все, что может быть засчитано в стаж по правилам, действовавшим до 2004 года.

Сканированные копии изготавливаются в цветном формате из оригиналов документов. Они должны содержать все страницы трудовой книжки, на которых есть записи, в хронологическом порядке. Поля документов должны быть пригодны для восприятия их содержания, в частности, данные о серии и номере бланков документов (рекомендованное разрешение при сканировании – 300 dpi, формат изображения должен быть jpg или pdf, размер каждого файла не должен превышать 1 Мб).

Данные для создания электронной записи потенциальный пенсионер может подать не только через электронный портал, но и обратившись лично в Пенсионный фонд.

От учебы и ухода до совместительства

Электронная запись состоит из перечня сведений о трудовой деятельности работника и должна содержать:

- наименование работодателя или фамилию, имя, отчество и идентификационный код или регистрационный номер учетной карточки налогоплательщика, или серию и номер паспорта;

- периоды работы, учебы, практики, службы, ухода, безработицы, стажировки, отношений по договорам гражданско-правового характера, исправительных работ, совместительства;

- перевод с должности на другую должность или другую работу;

- наименование должности, профессию, специальность, квалификацию, вид выполняемой работы, структурное подразделение;

- причину прекращения трудовых отношений, обучения, практики, прохождения службы, отношений по договорам гражданско-правового характера, ухода, безработицы, исправительных работ (пункт, часть, статья закона);

- вид документа, его номер и дату, на основании которого внесена запись о начале и (или) прекращении трудовых отношений, обучения, практики, службы, ухода, безработицы, стажировки, отношений по договорам гражданско-правового характера, исправительных работ, совместительства.

Представленные сведения о трудовой деятельности работника должны содержать полную и достоверную информацию.